Türkiye’de Sourcing Agent Seçimi: Toptan Alıcı Rehberi

Hazırlayan: Petto Sourcing

İhtiyacınızı ürün aramadan önce tanımlayın

Bir mağazanın hazır stok almasıyla bir markanın özel üretim yaptırması aynı süreç değildir. Hazır stokta ürünün mevcut olması, beden dağılımı ve sevkiyat tarihi önem kazanır. Özel üretimde teknik özellikler, numune onayı ve üretim takvimi öne çıkar. Görüştüğünüz temsilcinin hangi modele destek verdiğini ilk görüşmede sorun.

Kısa bir satın alma dosyası hazırlayın: ürün grubu, hedef fiyat aralığı, yaklaşık adet, teslim ülkesi, ihtiyaç tarihi ve tekrar sipariş sıklığı. Ürün fotoğrafının yanına kumaş, ölçü, renk ve ambalaj beklentisini yazın. Belirsiz bir talep, birbiriyle karşılaştırılamayan teklifler doğurur.

Sourcing, satın alma ve konsolidasyonu ayırın

Sourcing, uygun ürün ve tedarikçi araştırmasıdır. Satın alma koordinasyonu, fiyat ve teslim şartlarının takip edilmesini kapsayabilir. Konsolidasyon ise seçtiğiniz farklı tedarikçilerin ürünlerini bir merkezde toplar. Aynı firma birden fazla aşamada çalışsa da her hizmetin kapsamı ayrı yazılmalıdır.

Örneğin elinizde beş onaylı tedarikçi varsa yeniden tedarikçi araştırmasına değil, teslim alma ve sevkiyat koordinasyonuna ihtiyaç duyabilirsiniz. Henüz ürün kaynağınız yoksa ilk adım depo rezervasyonu değil, ürün ve tedarikçi uygunluğunun değerlendirilmesidir.

Teklifleri aynı sorularla karşılaştırın

• Kaç tedarikçi araştırılacak, hangi bilgileri içeren bir karşılaştırma sunulacak?
• Temsilci üreticiyle mi, toptancıyla mı, başka bir aracıyla mı görüşüyor?
• Numune, saha ziyareti, ürün incelemesi ve yeniden paketleme dahil mi?
• Ücret sabit mi, sipariş üzerinden oran mı; tedarikçiden ayrıca komisyon alınıyor mu?
• Tedarikçiye ödemeyi kim yapıyor ve fatura kimin adına düzenleniyor?
• Eksik ürün, gecikme veya numuneden farklı teslimatta izlenecek süreç ne?

Sadece hizmet bedelini karşılaştırmayın. Numune kargosu, yerel toplama, depolama ve ihracat koordinasyonu ayrı kalemler olabilir. Dahil olan ve olmayan işler aynı tabloda görünmelidir. Sipariş tutarınızla sevkiyat bütçenizi ayrı paylaşın.

Tedarikçi ve numune kontrolünü belgeleyin

Teklifteki firma adı, faturayı düzenleyen taraf ve ödeme alıcısı tutarlı olmalıdır. Temsilciden tedarikçi bilgilerini ve doğrulama kapsamında hangi kontrolleri yaptığını yazılı isteyin. Bir sosyal medya profili veya ürün kataloğu tek başına üretim kapasitesini kanıtlamaz.

Numuneyi renk, ölçü, malzeme, dikiş veya işçilik ve ambalaj açısından kayıt altına alın. Onaylanan numunenin hangi siparişe ait olduğunu belirtin. Depoda koli sayılması ile ürünlerin tek tek kalite kontrolünden geçirilmesi farklı işlerdir; talep ettiğiniz incelemenin kapsamını önceden tanımlayın.

İlk siparişi ölçülebilir bir süreç olarak planlayın

İlk işte sipariş kaydı, tedarikçi hazır olma tarihi, numune onayı, depoya teslim ve sevkiyat onayı için açık kontrol noktaları belirleyin. Hangi aşamada fotoğraf, teslim kaydı veya güncelleme alacağınızı görüşün. Referans isterseniz gizli müşteri bilgileri yerine paylaşılmasına izin verilmiş operasyon örnekleri talep edin.

Petto Sourcing ile görüşürken ürün listenizi, alım hacminizi, hedef ülkenizi ve mevcut tedarikçilerinizi paylaşabilirsiniz. Tedarik araştırması talep üzerine değerlendirilir; araştırma, numune ve sevkiyat kapsamı teklif aşamasında netleştirilir. Böylece satın alma kararınızın dayanağı yalnızca fiyat değil, takip edilebilir bir çalışma planı olur.